Gyakran dobálóznak multicégek és akár kisebb cégek is a KPI-al. Mik is ezek? Van igazán értelmük? Induló vállalkozásoknál mire érdemes koncentrálni? Ezt nézzük meg.
Sokan azt gondolják, hogy az üzleti életben való boldogulás szerencse kérdése. Vannak trendek, vannak az egyes területeken általában véve eredményes gyakorlatok, de hogy egy konkrét esetben be fog-e válni egy lépés, egy stratégia, az mindig lutri. Nos, szerencsére az üzlet valójában azért több némi szerencsejátéknál.
Az igaz, hogy teljesen biztosak nem lehetünk a végeredményben, de ott vannak nekünk a KPI-k, amik segítenek abban, hogy akár menet közben is láthassuk, ha valami nem működik, és változtathassunk a haditerven.
Mik azok a KPI-k?
A KPI mozaikszó, a ’Key Performance Indicators’, azaz kulcs hatékonysági mutatók rövidítése. Magyarán, ezek fogják neked jelezni, hogy a stratégiád működik-e, minden részlete hozza-e a várt eredményeket. Így láthatod, ha esetleg valami nem stimmel, pontosan tudhatod, hol a hiba, és lehetőséged van változtatni.
A felhasználása nagyon széleskörű, ugyanis bármilyen cégnél, bármilyen kitűzött cél esetében működik. A KPI-k különböző szinteken lehetnek jelen: a magasabb szintűek az egész cég, egész stratégia sikerét mutatják, az alacsonybab szintűekkel pedig a részeredmények mérhetők. Alkalmazhatók tehát kicsiben és nagyban is, de az nagyon fontos, hogy a mutatók jól legyenek belőve.
Milyen a jó KPI?
- Jól körülírható, és egyértelműen mérhető
- Kommunikálható a munkatársak felé: nem titkos, könnyen megfogható adat
- Releváns a cél elérése érdekében
- Passzol a területhez, ahol alkalmazni szeretnéd
Mivel elég sok üzletág van, KPI-ből is rengeteg adott, ezek jó részének azonban semmi köze ahhoz, amivel Te foglalkozol. Az első lépés tehát az, hogy megkeresd a saját területedhez tartozó KPI-ket, aztán szűkítsd a kört azokra, amik a cégedhez passzolnak, majd azokra, amik az aktuális projekthez, célhoz hozzárendelhetők.
Egy használható módja a megfelelő KPI-k megtalálásának, ha megnézel pár kevésbé sikeres projektet, vagy olyanokat, amik sikertelennek nem mondhatók, de nem hozták a várt eredményeket. Ezeket alaposan vizsgáld meg, kutasd ki, mik lehettek a hibák, hiányosságok. Ezek után pedig olyan KPI-ket kezdj el alkalmazni, amik ezekre fókuszálnak.
Mely területeket szoktuk mérni leggyakrabban?
- A bevételek és a kiadások alakulása
- A nyereség alakulása
- Konverziók sikeressége
- Weboldalak megtekintései
- Vásárlók: újak és visszatérők
- Ajánlások száma
Ezeket persze tovább lehet bontogatni, így pedig megkaphatod azokat a konkrét KPI-ket, amikre szükséged van ahhoz, hogy tisztán lásd a stratégiád alakulását.
Néhány példa arra, amit a KPI-k segítségével mérhetsz:
Nagyobb cégeknél vannak mozaikszavak, amelyek lehet, hogy neked sokat nem mondanak, de érdemes látni, hogy hova lehet fejlődni.
Kaphatsz adatokat például arról, hogy hányan ajánlják tovább a termékedet/szolgáltatásodat (NPS), mennyire tudod megtartani a vásárlóidat, vagyis mennyi visszatérő vevőd van (CRR), vagy az ellenkezőjét, hogy mennyien tűnnek el egy vásárlás után, illetve előfizetés esetén mennyien mondják le hamar a szolgáltatást (CCR).
Láthatod a bevételed növekedésének rátáját (RGR), és azt is, hogy mennyi idő alatt térül meg egy projektbe fektetett pénzed (ROI), előre csekkolhatod, hogy van-e elég kapacitásod az elvégzendő munkákra (CUR), láthatod, hogy időben elkészülnek-e a projektek (PSV), az egyes projekteknél benne tudsz-e maradni a tervezett költségkeretben (PCV).
Az OFCT megmondja neked, hogy egy rendelés leadásától mennyi idő telik el a kiszállításig, a DIFOT pedig azt, hogy az összes rendelésből mennyit sikerült időben teljesíteni.
Mindezeken felül megtudhatod, hogy mennyi időt vesztesz technikai okokból történő leállásokkal (Process Downtime Level), és a vásárlóid elégedettek-e a terméked/szolgáltatásod minőségével az elvárásaikhoz képest (Quality Index).
Egyszerűsítve: nálunk, akik weboldalkészítést tanítanak, fontos KPI-ok:
- Feliratkozók száma
- Tanfolyam vásárlások száma
- Tanulók által elkészített weboldal száma
- Stb.
Neked is érdemes meghatározni, hogy a te vállalkozásodnál mi a fontos, mert úgy fogod tudni mérni is az eredményességed.
Hogyan határozhatod meg, mely KPI-kre van szükséged?
A felsorolt mutatók persze csak néhány kiragadott példa, rengeteg lehetőség van még ezen kívül a különböző területek mérésére. Ezeken keresztül viszont láthatod, hogyan érdemes gondolkodnod, mikor azt próbálod kitalálni, hogy milyen KPI-kre lehet szükséged.
Ha például azt látod problémának, hogy a projektek kicsúsznak a kezedből, és mindig az a vége, hogy rohansz magad után, végül pedig az eredmények is elmaradnak, a CUR segítségével már előre megállapíthatod, hogy megvan-e a kellő kapacitásod ahhoz, hogy végigvidd a folyamatot, még mielőtt belekezdenél. Érdemes lehet azt is monitorozni, hogy minden részfeladat elkészül-e időben, és a költségvetési tervet sikerül-e tartani.
A lényeg tehát az, amit már korábban is említettem: már menet közben látod, ha kezd valami elcsúszni, és tudsz gyorsan korrigálni. Ahelyett tehát, hogy a projekt lezárásakor tudnád felmérni a tényleges „károkat”, még időben észreveheted, ha nem jön ki a matek, és megteheted a megfelelő lépéseket.
Tényleg előrébb jutok, ha ezeket használom?
Fontos, hogy lásd, hogy a KPI-k önmagukban nem fognak csodát tenni. Hasznosak tudnak lenni, de csak akkor, ha valóban jól használják őket, és nem hanyagolják el a kommunikációt a projekt során, ez ugyanis kulcsfontosságú.
Az első lépés, hogy jól határozd meg, mit szeretnél mérni és miért. A leggyakoribb hiba a KPI-k használata kapcsán az, hogy olyan dolgokat mérnek, amit az adott szituációban teljesen fölösleges. Azért, mert így szokták, vagy mert az adott adat fontosnak hangzik. Ne állj be ebbe a sorba, tudatosan válaszd ki az alkalmazott KPI-ket!
Tudni kell továbbá, hogy a mutatók használata plusz idő és energia lesz, amivel érdemes előre kalkulálni. Az egésznek semmi értelme nem lesz, ha nem foglalkozol vele menet közben.
A KPI-k tehát értékes eszközök lehetnek a kezedben, ha azzá teszed őket. Amennyiben nem jól használod őket, valóban csak arra lesznek jók, hogy rabolják az idődet, és nem fognak érdemi előrelépést hozni. Ha viszont jól választod meg a mutatókat és a projektek elejétől kezdve figyelmet fordítasz rájuk, látványosan javulhatnak az eredményeid, legyen szó bármilyen célkitűzésről.
