Tudj meg mindent a Virtuális Asszisztensekről!

Amikor valaki először meghallja a virtuális asszisztens kifejezést, többnyire egy mesterséges intelligenciával felvértezett robotot képe ugrik be elsőre. A virtuális asszisztens (VA) azonban hús-vér embereket takar, akiknek az a legfőbb feladatuk, hogy megkönnyítsék a cégvezetők életét.

Ha indítottál már egyedül vállalkozást, akkor valószínűleg tudod, hogy egy idő után hány szakmában kell otthonosan mozognod, mennyi felé kell szakadni. Ha nem akarsz örökre megrekedni egy bizonyos szinten, tehát szeretnéd tovább fejleszteni a vállalkozásodat, akkor előbb-utóbb elérkezik majd a pillanat, amikor rájössz, hogy egyedül nem tudsz ennyi feladatot ellátni. Ilyenkor lép a képbe a virtuális asszisztens.

A VA ugyanis éppen azokkal a skillekkel rendelkezik, amikre neked vállalkozóként, cégvezetőként szükséged van. A virtuális asszisztensek általában olyan vállalkozók, akik otthonról, az interneten keresztül segítenek szaktudásukkal más vállalkozásoknak.

Az is lehet, hogy te szeretnél virtuális asszisztenssé válni. Egyre nagyobb igény van hazánkban és nemzetközi piacon is képzett VA-ekre, ráadásul ez egy izgalmas szakma, szóval mindenképp olvass tovább, ha érdekel a téma.

Mit csinál a virtuális asszisztens?

Általánosságban elmondható, hogy szinte bármilyen feladatra fel lehet bérelni virtuális asszisztenst, feltéve, hogy nem szükséges hozzá személyes jelenlét. Ne csupán az általános adminisztratív, titkárnői feladatokra gondolj, a VA fogalma ennél jóval többet jelent.

A legtöbb virtuális asszisztens speciális szaktudással rendelkezik, melyet általában hagyományos irodai munkakörben, többnyire multinál szerzett, mások végzettségüknek vagy érdeklődési körüknek megfelelően szakosodtak. 

A VA szolgáltatások köre szinte minden területet lefed: vannak marketinggel, szövegírással, fordítással, grafikával, ügyfélszolgálattal, sőt HR-rel foglalkozó vállalkozók is köztük. Szinte lehetetlenség mindent felsorolni, de azért összeszedtem egy „kisebb” listát, amely a konkrét feladatokat tartalmazza, hogy lásd, mi mindent tudsz kiszervezni vagy elvégezni.

30 leggyakoribb VA feladat:

1. e-mailek kezelése
2. időpont egyeztetés ügyfelekkel
3. videóvágás
4. social media felületek kezelése (Facebook, YouTube, LinkedIn)
5. blogolás
6. ügyfélszolgálati teendők, például hívások intézése
7. utazások megszervezése
8. elektronikus dokumentumok rendszerezése (pl. Dropbox vagy Google Drive)
9. prezentációk elkészítése
10. új munkatársak, alvállalkozók toborzása és kiválasztása
11. weboldal tervezési, karbantartási feladatok
12. felhasználói fórumok kezelése (pl. Facebook csoport)
13. arculati elemek elkészítése
14. felmérések elkészítése, kiértékelése
15. versenytárs elemzés
16. fordítás
17. lektorálás
18. könyvelés előkészítése
19. számlák kezelése
20. projekt menedzsment
21. oktatóanyagok elkészítésében való részvétel
22. PPC marketing feladatok (Google Analytics)
23. moderátori feladatok
24. e-mail marketing szövegek és rendszerek összerakása
25. fényképek retusálása
26. keresőoptimalizálás
27. kulcsszó kutatás
28. programozói, fejlesztői feladatok
29. rendezvények szervezése
30. webáruház feltöltése és működtetése

A lista közel sem teljes, de azt láthatod, hogy szinte bármilyen online végezhető feladatot ki lehet szervezni. A virtuális asszisztensekkel való együttműködések formái ma már sokkal nagyobb területet lefednek, mint azt valaha is gondoltad volna.

A listát látva valószínűleg elgondolkoztál azon, hogy vajon a te vállalkozásodban is akad-e olyan teendő, amit ki tudnál szervezni. Érdemes megfontolni a lehetőséget, hiszen ez nem csak arról szól, hogy több időt spórolsz, hanem arról is, hogy a vállalkozásod növekedni kezdjen.

Miért is jó virtuális asszisztenssel dolgozni?

A virtuális asszisztensek elterjedése a munkavállalónak és a munkáltatónak is egyaránt nagyon előnyös. Mivel a VA-k vállalkozóként, önállóan dolgoznak, ezért kapásból más a felek hozzáállása a munkaviszonyhoz; megszűnik a főnök-beosztott közötti alá-fölérendeltség, így a közös munka sokkal gördülékenyebbé válik. Az sem mindegy, hogy egy VA vállalkozóként teljesen másképp fog hozzáállni a cégedhez, jobban átérzi a problémáidat.

Csak a hasznosan eltöltött órákért fizetsz

Mivel az alvállalkozónak az a célja, hogy hosszútávon is megérje vele együtt dolgozni, ezért általában motiváltabb, mint egy alkalmazott, aki ugyanazért a fix összegért dolgozik 9-5-ig. Ráadásul az időkorlát is megszűnik, hiszen sok virtuális asszisztens éjszaka, sőt hétvégén is vállal munkát, tehát sürgős projekt esetén könnyebben “hadba állítható” a hagyományos beosztottnál.

A virtuális asszisztensek előre megbeszélt órabér alapján dolgoznak, nem kell fizetned az “üresjáratokért”, kávé-és cigiszünetekért, vagy ha a megbízottad éppen valami miatt kiesik a munkából, netán elutazik nyaralni.

Egy átlagos 9-5-ös munkarend alatt meglepődnék, ha 4-5 óránál többet dolgozna produktívan bárki is.

Virtuális asszisztens esetén csak a tényleges munkát számoljátok el, amiről az asszisztens megbeszélés szerint heti vagy havi riportot küld. Már rengeteg olyan applikáció van, amivel a feladatkiosztást, időmérést és a riport készítést pár kattintással el lehet végezni. Ha éppen nyugisabb időszak van, és nem tudsz elég feladatot kiadni, akkor sincsen gond, hiszen a VA-k általában egyszerre több ügyféllel is együtt dolgoznak.

Így magasabb órabért tudsz adni, amiért jóval több elvégzett munkát, elégedettebb és produktívabb segítséget is fogsz kapni.

Kevesebb kiadás

Ha még nem vettél fel alkalmazottat, annak nagy eséllyel az (is) az oka, hogy egy ilyen lépés hatalmas kiadással jár. Ha már nem csak egyedül dolgozol, irodát kell bérelned, munkaállomásokat kialakítanod, megvenni a szükséges számítástechnikai eszközöket, szoftvereket és még sorolhatnám. Ha pedig bővül a cég, egy idő után nagyobb irodába kell költözni. 

Ezzel szemben ha egy alvállalkozót bízol meg, akkor ő saját eszközeivel, szoftvereivel dolgozik, ami neki is kényelmesebb, neked pedig mindenképpen rengeteg pénzt takarít meg.

Bár az alkalmazotti órabérekhez képest magasnak tűnhet egy VA óradíja, de ne feledd, hogy ebben az esetben kapásból megtakarítod a járulékokat, cafeteriát, bejárási támogatást, fizetett szabikat… Így már nem is olyan sok ez a pénz, ugye?

Megszűnnek a földrajzi korlátok

Manapság egyre vonzóbb a digitális nomád életmód, sok virtuális asszisztens is éppen ezért választja ezt a karrier utat. Így munkaadóként számodra is kitárul a világ, hiszen már nem csak a legközelebbi kerületekből kerülhet ki leendő munkatársad, hanem tulajdonképpen bárhonnan.

Természetesen az sem kizárt, hogy néha személyesen is összefussatok egy brainstormingra egy közeledben lévő coworking irodában vagy kávézóban, ha a munka jellege úgy kívánja.

Hasznos segítség az első perctől

Három dolog megoldásában tud segíteni a virtuális asszisztensed. Olyan dolgokat fogsz vele elvégeztetni, amihez

• nincs kedved
• nincs időd
• nincs meg a megfelelő szaktudásod

…vagy ezek valamilyen kombinációja.

Mivel jó esetben szakmai tapasztalattal rendelkező embert fogsz megbízni, így nem kell annyit vesződnöd a betanításával sem. Amellett, hogy sok ismétlődő feladat alól tud felszabadítani, valószínűleg lesznek olyan területek, amiken nálad jobb skillekkel, jártassággal rendelkezik.

Vállalkozóként a VA képes önállóan priorizálni és elvégezni a feladatokat valamint megoldani a felmerülő problémákat, nincs szüksége rá, hogy folyamatosan fogd a kezét.

A munkavállaló szempontjai

A hab a tortán, hogy ez a megbízási forma a munkavállalónak is sok előnnyel bír. A legnagyobb vonzereje a dolognak, hogy hatalmas szabadságot ad. Egy ilyen vállalkozást el tud indítani GYES-en lévő kismama vagy diák is akár csak napi pár órában, de hosszabb külföldi utazás során is lehet folytatni, csak laptop és internet szükséges hozzá. A virtuális asszisztens munkavégzése nincs helyhez és időhöz kötve. 

A VA sok pénzt és időt spórol meg azzal, hogy nem kell minden nap bejárni a munkahelyére, bár sokan coworking irodákban dolgoznak normál munkaidőben, hiszen így nem szigetelődnek el teljesen az embertársaiktól és rendszert ad az életüknek.

 Nem mindenki tud azonban megbirkózni ezzel a nagy szabadsággal, mivel ez a létforma a hagyományos irodai munkavégzésnél sokkal nagyobb önfegyelmet és rendszerezettséget kíván, ráadásul a járulékok fizetésére, határidők betartására is sokkal jobban oda kell figyelni.

Mikor alkalmazz VA-t?

Lehet, hogy most éppen egy olyan szakaszban tart a vállalkozásod, amikor megpróbálsz a rengeteg feladattal egyedül zsonglőrködni. Egy darabig nagyon jó dolog, hogy el tudod mondani, hogy mennyi mindenhez (is) értesz, de bizonyos idő után ez is elveszti a varázsát és a feladataid nagy része csak nyűgöt jelent.

Mit szólnál hozzá, ha valaki pont a leginkább „nemszeretem” feladatokat venné le a válladról, ha több időd lenne a valóban fontos feladataidra és végre a vállalkozásod fejlesztésére tudnál koncentrálni?

Tudom, hogy saleses-en hangzik, pedig nincs semmi előnyöm abból, ha felveszel egyet, de ez a legjobb belépési szint a kiszervezés témájában, nekem is akkor kezdett el nőni a bizniszem, amikor felvettem az első segítséget.

Lehet, hogy most még úgy érzed, hogy nem érkeztél el erre a szintre, és nem tudod megengedni magadnak, hogy felvegyél valakit. Gyakran előfordul a kisvállalkozásoknál, hogy egy-egy fontosabb lépést folyamatosan halogatnak, mert úgy érzik, még nem tart ott a vállalkozásuk, nincs rá elég pénzük.

Ha befektetsz a vállalkozásodba – és ha ezt okosan teszed – az hosszútávon általában többszörösen megtérül. Lehet, hogy több ügyfelet tudsz vállalni, növelheted a bevételedet, vagy több időd lesz a fontos feladatok elvégzésére, családra, kikapcsolódásra.

A virtuális asszisztens azoknak a vállalkozóknak lehet jó megoldás, akiknek bizonyos területeken jól jönne a segítség, de nem akarnak teljes munkaidős alkalmazottat felvenni, irodát bérelni és az ezzel járó magas költségeket vállalni. A VA megbízása akkor is jó megoldás lehet, ha csak egy projekthez van szükséged segítségre.

Te készen állsz a feladataid delegálására?

Bármennyire jó dolog is másnak átadni a feladatot, nem mindenki áll készen rá. Elsőre nagyon nehéz a kemény munkával felépített vállalkozásodba mást is beengedni, de meg kell tanulnod megbízni másokban. Gondolj a virtuális asszisztensre befektetésként, ne csak pusztán kiadásként.

Ha készen állsz, először is meg kell találnod azokat a feladatokat, amiket szeretnél kiszervezni. 

Ehhez fel kell tenned pár kérdést magadnak:

• Melyik feladataidat tudnád másnak átadni?
• Mi az, amire soha sincs időd?
• Melyik feladatok azok, amiket időrablónak érzel vagy szívből utálsz velük foglalkozni?
• Mi az, amihez nincs meg a megfelelő szakmai háttered?
• Projektre akarsz felvenni valakit, vagy állandó jelleggel, kisebb részfeladatokra?

Lehet, hogy a mindennapi folyamataid támogatásához jönne jól egy kis segítség, például az e-mailezés kezeléséhez, ügyfelekkel való levelezéshez vagy adminisztrációhoz. Ha ezeket az időrabló tevékenységeket ki tudod szervezni, rájössz, hogy az érzés, amikor végre ismét a fontos dolgokra tudsz teljes erőbedobással figyelni, felbecsülhetetlen.

Hogyan találd meg a megfelelő virtuális asszisztenst?

Megszületett tehát az elhatározás, hogy valakit felveszel. Elsőként azt kell kigondolnod, hogy milyen feladatokat szeretnél átadni. A legjobb, ha készítesz egy listát az összes ilyen feladatról és fontosságuk szerint rangsorolod ezeket. A következő lépés, hogy meghatározod, ki(k)re is van pontosan szükséged.

Hogyan indultam el a vállalkozásom bővítése felé?

A vállalkozásom egyik legnagyobb döntését 2017-ben hoztam meg, amikor rászántam magamat, hogy felvegyem az első virtuális asszisztensemet, Lillát. Azóta már több külsős munkatárssal is együtt dolgozom, van grafikusunk, vágónk és több marketing asszisztensünk is, szóval saját tapasztalataim alapján elmondhatom, hogy a kiszervezés egy remek dolog, nekem legalábbis nagyon bejött 🙂

De térjünk vissza a kezdetekhez, amikor Bencével együtt még csak ketten birkóztunk meg a WPKurzus mindennapi feladataival. 2017-ben már a kis családi vállalkozás kezdett egyfajta “lifestyle business” formát ölteni, és a mindennapi feladatok ellátása mellett már egyre kilátástalanabbnak tűnt a hosszútávú célok elérése segítség nélkül. Ekkor döntenünk kellett, hogy a jelenlegi formában megyünk tovább, vagy szintet lépünk.

Eleinte kicsit féltem a változástól, de hamar beláttam, hogy nem leszünk képesek további fejlődést elérni, ha nem veszünk fel új embert.

A döntés meghozatala után első lépésként ki kellett találnom, hogy pontosan milyen emberre is lesz szükségem. Fel kellett mérnem saját erősségeimet és gyengeségeimet, alaposan meg kellett vizsgálnom a napi feladataimat, a vállalkozás későbbi céljait, hogy megtaláljam azokat a skilleket és tulajdonságokat, amelyekkel leendő jobb kezemnek rendelkeznie kell.

Amikor minden összeállt a fejemben, már csak azt kellett kitalálni, hogy hogyan érhetem el a potenciális jelentkezőket. Nem akartam a hagyományos állásportálokon hirdetni, hiszen a pozíció sem éppen mindennapi, ráadásul kellemetlennek éreztem a szokásos hirdetések korlátait és formális hangvételét.

Ezért határoztam úgy, hogy a profilunkhoz kapcsolódóan egy landing page lesz a megfelelő hirdetési felület, ahol minden szükséges infót megoszthatok a jelentkezőkkel, ráadásul a nekem leginkább tetsző formában. A dolog bejött, így apróbb csiszolásokkal ezt az alapot használtam fel, amikor idén ismét új embert kerestünk a csapatunkba.

A landing page-en a hagyományos “kit keresünk” és mit nyújtunk” valamint a “pozíció leírása” részeken kívül így helyet kaphatott egy bemutatkozó videó és számtalan plusz infó is, nem voltam párszáz karakteres korlátok közé szorítva 🙂

Az önéletrajz és motivációs levél elküldése mellett a jelentkezők egy online kérdőívet is kitöltöttek, ahol speciálisabb kérdések segítségével jobban megismerhettük a személyiségüket, skilljeiket, céljaikat, és fel tudtuk mérni, hogy mennyire vág egybe a mi elképzelésünkkel.

A második körben egy próbafeladattal bizonyíthatták rátermettségüket a továbbjutók, a végső döntést pedig személyes találkozás után hoztam meg. Bár ez meglepő lehet egy virtuális asszisztens felvételekor, de mivel hús-vér emberrel fogsz együtt dolgozni, nagyon fontosnak tartom, hogy élőben is meglegyen a “kémia”, a kölcsönös szimpátia. Ha ez nehezen kivitelezhető, egy telefonos vagy Skype megbeszélés során is sok mindent le lehet szűrni.

Előfordulhat, hogy te nem szeretnél ekkora energiát fektetni a dologba, vagy csak egy-két egyszerűbb feladatra keresel embert, nincs szükséged egy igazán komplex tudással rendelkező asszisztensre.

Ebben az esetben érdemes megnézned pár oldalt, ahol a virtuális asszisztenseket elérheted.

• Helpitgo
• Freelancer.hu
• Marketing Társaság
• Virtuális Munkaerőpiac Portál

Összegzés

Lehet, hogy klisének hangzik, de amikor végre rászántam magamat, hogy virtuális asszisztenst alkalmazzak, megváltozott az életem. Persze mint minden nagyobb változáshoz, előbb itt is meg kellett változtatnom a gondolkodásmódomat, de később beláttam, hogy mennyire megérte a kezdeti fáradtságot és a többlet kiadást.

Azt tanácsolom neked is, hogy amint olyan szintre ér a vállalkozásod, tegyél magadnak egy szívességet, és igyekezz minél előbb átadni a feladataid egy részét egy virtuális asszisztensnek, aki igazán jó abban, amit csinál. Ha megtalálod azt, aki tökéletesen ki tud egészíteni, az hatalmas lendületet fog adni a vállalkozásodnak.

Ha sikeres vállalkozó szeretnél lenni, a jó team elengedhetetlen a sikerhez – ehhez pedig a legjobb kiindulást a virtuális asszisztens jelentheti.

Ha virtuális assziszenssé szeretnél válni, akkor ehhez pedig szerezz online marketinges skilleket, tanulj meg weboldalt készíteni és a fenti feladat listából gyűjtsd ki azokat, amiket szívesen csinálnál.

A WPKurzusnál tanulta Lukáts Andrea is a honlapok készítésének mesterségét és egy nagyon jó kis vállalkozást épített belőle.

Izgalmas szakma, folyamatosan lehet benne fejlődni és tényleges hatással tudsz lenni egy vállalkozás fejlődésére úgy, hogy pénzt is keresel vele.